Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowy system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura przyjęta przez system otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny.
KSeF zmienia sposób obiegu faktur między firmami, dlatego warto korzystać z narzędzi, które ułatwiają codzienną obsługę dokumentów.
Czym jest KSeFik?
KSeFik to program firmy Polpress, który ułatwia obsługę faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Pozwala pobierać faktury zakupowe, przeglądać dokumenty sprzedażowe, wystawiać i wysyłać faktury do KSeF, a także drukować dokumenty i zapisywać je w formatach PDF oraz XML.
Program pomaga uporządkować dokumentację firmową i ograniczyć czas poświęcany na codzienną obsługę faktur.
Czy KSeFik zastępuje oficjalną platformę KSeF?
KSeFik umożliwia wykonywanie wielu codziennych czynności związanych z fakturami bez konieczności każdorazowego korzystania z rządowej platformy. Obsługuje komunikację z KSeF w zakresie udostępnionych funkcji.
Nie zastępuje jednak samego Krajowego Systemu e-Faktur. To właśnie KSeF jest systemem państwowym, w którym faktury są przetwarzane i otrzymują swoje numery identyfikacyjne.
Czy KSeFik automatycznie pobiera faktury zakupowe?
Tak. KSeFik umożliwia automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem ręcznie logować się do oficjalnej platformy, aby sprawdzać, czy pojawiły się nowe dokumenty.
Pobrane faktury można przeglądać, drukować i zapisywać w dostępnych formatach, co ułatwia ich dalszą obsługę oraz przekazywanie do księgowości.
Czy w KSeFiku można sprawdzać faktury sprzedażowe?
Tak. Program umożliwia przeglądanie faktur sprzedażowych, które zostały już wprowadzone do KSeF. Można dzięki temu sprawdzić, jakie dokumenty znajdują się w systemie, i wygodniej kontrolować historię sprzedaży.
Czy KSeFik umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF?
Tak. Aktualna oferta KSeFiku obejmuje tworzenie faktur sprzedażowych i wysyłanie ich bezpośrednio do KSeF. Program umożliwia również przesyłanie do systemu gotowych plików XML.
Po wysłaniu dokumentu warto sprawdzić jego status w systemie. Samo przygotowanie faktury nie oznacza jeszcze, że została ona przyjęta przez KSeF.
Czy faktury z KSeF można zapisać do PDF lub XML?
Tak. KSeFik umożliwia zapisywanie faktur w formatach PDF i XML, a także ich drukowanie.
- PDF – wygodny format do przeglądania, drukowania i udostępniania dokumentów.
- XML – format danych faktury ustrukturyzowanej, przydatny w elektronicznym obiegu dokumentów i integracjach.
Warto pamiętać, że plik PDF jest czytelną wizualizacją faktury, a nie zamiennikiem faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
Co to jest UPO w KSeF i czy KSeFik pozwala je pobierać?
UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, to potwierdzenie związane z przetworzeniem przesłanego dokumentu. W przypadku faktur wysyłanych do KSeF pozwala uzyskać potwierdzenie dotyczące konkretnej faktury.
KSeFik udostępnia funkcję pobierania UPO przypisanego do konkretnego dokumentu, co ułatwia przechowywanie potwierdzeń i kontrolowanie dokumentacji.
Czy w KSeFiku można oznaczać faktury jako opłacone?
Tak. Program pozwala oznaczać opłacone faktury, co ułatwia kontrolowanie bieżących rozliczeń i utrzymywanie porządku w dokumentacji.
Oznaczenie faktury jako opłaconej jest elementem organizacji pracy w programie i samo w sobie nie stanowi potwierdzenia płatności z banku.
Czy KSeFik pozwala eksportować zestawienia faktur?
Tak. Program umożliwia generowanie zestawień i eksportowanie list faktur do plików. Takie zestawienia mogą ułatwić analizę dokumentów, przygotowanie danych i współpracę z biurem rachunkowym.
Na jakim komputerze działa KSeFik?
KSeFik jest przeznaczony dla komputerów z systemem Windows 10 lub Windows 11. Przed instalacją warto sprawdzić, czy używana wersja programu jest aktualna oraz czy komputer spełnia wymagania środowiska.
Czy KSeFik obsługuje kilka firm lub wielu sprzedawców?
KSeFik w obecnie opisanej ofercie obsługuje jeden podmiot i jeden token lub certyfikat. Jeśli chcesz korzystać z programu do obsługi kilku niezależnych firm, przed zakupem skontaktuj się z producentem i potwierdź dostępne możliwości licencyjne.
Czy można przetestować KSeFik przed zakupem?
Tak. Przed zakupem można pobrać wersję demonstracyjną i sprawdzić, czy program odpowiada potrzebom firmy. Po zakupie licencji komercyjnej otrzymuje się kody rejestracyjne, które odblokowują pełne funkcje programu i usuwają oznaczenie DEMO.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wdrożony etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla największych podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.;
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla większości pozostałych podatników objętych obowiązkiem;
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników korzystających z przejściowego wyłączenia, jeśli spełniają ustawowe warunki dotyczące miesięcznej wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami.
Wszyscy podatnicy objęci odpowiednimi przepisami muszą również uwzględnić obowiązek odbierania faktur w KSeF, który rozpoczął się 1 lutego 2026 r. Przewidziano wyjątki i szczególne zasady, dlatego termin należy sprawdzić w odniesieniu do własnej sytuacji. Portal Gov.pl+1
Czy KSeF dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej?
Tak. Jednoosobowe działalności gospodarcze również są objęte przepisami o KSeF, o ile nie dotyczą ich konkretne wyłączenia lub przepisy przejściowe.
KSeFik może ułatwić przedsiębiorcy obsługę faktur zakupowych i sprzedażowych w jednym programie, bez konieczności ręcznego sprawdzania platformy przy każdej operacji.
Czy faktury od dostawców będą trafiały do KSeFiku automatycznie?
KSeFik umożliwia automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF. Aby korzystać z tej funkcji, należy prawidłowo skonfigurować program oraz zapewnić odpowiednią autoryzację i uprawnienia do obsługi danego podmiotu w KSeF.
Warto pamiętać, że automatyczne pobieranie nie oznacza, że każda nowa faktura musi być natychmiast widoczna w programie — zależy to m.in. od dostępności systemu i procesu pobierania dokumentów.
Jak rozpocząć korzystanie z KSeFiku?
Rozpoczęcie pracy jest proste:
- Pobierz wersję demonstracyjną programu ze strony KSeFik.com.
- Zainstaluj program na komputerze z Windows 10 lub Windows 11.
- Skonfiguruj dostęp do KSeF, korzystając z odpowiedniej metody uwierzytelnienia i wymaganych uprawnień.
- Przetestuj pobieranie faktur oraz pozostałe funkcje.
- Jeśli program odpowiada Twoim potrzebom, kup licencję komercyjną.
Dzięki temu możesz sprawdzić działanie programu przed podjęciem decyzji o zakupie.