1. KSeF od 1 stycznia 2027 r. również dla najmniejszych firm
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również najmniejszych przedsiębiorców, którzy dotychczas korzystali z okresu przejściowego. Chodzi o firmy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekraczała 10 000 zł brutto.
Wskazówka: nawet jeśli prowadzisz niewielką działalność, już teraz sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje KSeF 2.0.
2. Koniec paragonów z NIP jako faktur uproszczonych
Od 1 stycznia 2027 r. paragon fiskalny z NIP nabywcy nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. Dotychczas można było w ten sposób dokumentować zakupy do kwoty 450 zł brutto.
Wskazówka: przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na sposób dokumentowania zakupów firmowych i odpowiednio wcześniej poinformować o zmianach pracowników.
3. Numer KSeF obowiązkowy w tytule przelewu
Od 1 stycznia 2027 r. przy określonych płatnościach pomiędzy czynnymi podatnikami VAT trzeba będzie podawać numer KSeF opłacanej faktury.
Dotyczy to również płatności realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (split payment).
Wskazówka: sprawdź, czy Twój program księgowy i system bankowy będą odpowiednio przygotowane na nowe zasady opisywania przelewów.
4. Identyfikator zbiorczy KSeF – jeden przelew za wiele faktur
Masz kilka faktur od jednego kontrahenta i chcesz opłacić je jednym przelewem? KSeF przewiduje możliwość wykorzystania identyfikatora zbiorczego.
Dzięki niemu nie trzeba wpisywać wszystkich numerów KSeF osobno w tytule płatności. Identyfikator pozwala powiązać jedną płatność z kilkoma fakturami.
Wskazówka: warto sprawdzić, czy oprogramowanie księgowe będzie obsługiwało generowanie i wykorzystywanie identyfikatorów zbiorczych.
5. Tokeny KSeF – nie znikają z końcem 2026 roku!
Wbrew wcześniejszym założeniom tokeny KSeF 2.0 będą dostępne również po 31 grudnia 2026 r.
Token umożliwia uwierzytelnianie i korzystanie z określonych uprawnień w systemie, a także integrację z programami księgowymi i fakturowymi.
Ważne: tokeny ze starego KSeF 1.0 nie przechodzą automatycznie do KSeF 2.0.
Wskazówka: zadbaj o bezpieczne przechowywanie tokenów i kontroluj, kto ma do nich dostęp.
6. Certyfikaty KSeF – nowe możliwości uwierzytelniania
Certyfikaty KSeF są ważnym elementem korzystania z nowego systemu. Umożliwiają m.in. uwierzytelnianie użytkowników oraz wystawianie faktur w określonych trybach offline.
Wyróżniamy dwa rodzaje certyfikatów:
- Typ 1 – służący do uwierzytelniania w KSeF.
- Typ 2 – wykorzystywany do wystawiania faktur w trybach offline.
Certyfikat jest ważny maksymalnie 2 lata.
Wskazówka: nie zostawiaj uzyskiwania certyfikatów na ostatnią chwilę i pamiętaj o terminie ich ważności.
7. Tryb offline – fakturowanie również podczas problemów technicznych
Co zrobić, gdy nie działa internet lub system KSeF jest niedostępny? Przepisy przewidują możliwość wystawiania faktur w odpowiednich trybach offline.
Najważniejsze rozwiązania to:
- offline24;
- tryb awaryjny;
- tryb offline związany z niedostępnością systemu.
Każdy z tych trybów ma odrębne zasady i terminy przesyłania faktur do KSeF.
Wskazówka: przygotuj w firmie procedurę awaryjną, aby problemy techniczne nie wstrzymały wystawiania faktur.
8. Faktury korygujące – zmiany w sposobie ich obsługi
W KSeF faktury korygujące również będą wystawiane jako faktury ustrukturyzowane.
System umożliwia powiązanie korekty z fakturą pierwotną, co ułatwia identyfikację dokumentów i kontrolę rozliczeń.
Wskazówka: warto ustalić z księgowością sposób zgłaszania błędów na fakturach i wystawiania korekt, aby uniknąć nieporozumień z kontrahentami.
9. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat
Jedną z zalet systemu jest centralne przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.
Oznacza to łatwiejszy dostęp do dokumentacji i mniejszą zależność od papierowych archiwów.
Wskazówka: mimo przechowywania dokumentów w KSeF warto zadbać o wewnętrzne procedury archiwizacji i przechowywania danych księgowych.
10. Kary za błędy w KSeF – ważna informacja dla przedsiębiorców
W październiku 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt przesuwający stosowanie kar pieniężnych za naruszenia związane z KSeF do końca 2027 r.
Daje to przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie procedur i systemów informatycznych.
Należy jednak pamiętać, że przesunięcie kar nie oznacza przesunięcia obowiązku korzystania z KSeF.
Wskazówka: nie odkładaj przygotowań na później. Brak kar nie zwalnia z przestrzegania obowiązujących przepisów.
Podsumowanie
Rok 2027 przyniesie kolejne istotne zmiany w zakresie fakturowania i rozliczeń. KSeF będzie dotyczył również najmniejszych przedsiębiorców, zmienią się zasady dokumentowania zakupów, a numer KSeF stanie się ważnym elementem realizacji płatności.
Warto już teraz przygotować firmę na nowe zasady, zaktualizować oprogramowanie i zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników.
Śledź nasze aktualności – będziemy na bieżąco informować o zmianach w KSeF, nowych przepisach i praktycznych rozwiązaniach dla przedsiębiorców.
Stan informacji: 30 października 2026 r. Materiał informacyjny. Informacje dotyczące projektowanych zmian wymagają weryfikacji po zakończeniu procesu legislacyjnego.